Ein modernes Smartphone auf Kosten des Arbeitgebers? Das klingt doch eigentlich sehr gut! Doch häufig gehen damit die ständige Erreichbarkeit, die Ortung von Mitarbeitern oder sogar deren Überwachung einher. Was ist also beim Firmenhandy noch erlaubt und wo liegen die Grenzen?

Welchen Zweck erfüllt das Geschäftshandy?

Rund 20 Prozent der deutschen Arbeitnehmer besaßen im Jahr 2013 bereits ein Geschäftshandy, mittlerweile wird die Zahl aber deutlich höher geschätzt. Experten gehen in naher Zukunft von etwa 90 Prozent aus. Beinahe jeder Arbeitnehmer hierzulande wird dann also über ein Firmenhandy verfügen. Doch wofür eigentlich? Früher erhielten vor allem Führungskräfte das Geschäftshandy, damit diese in Notfällen sowie auf Geschäftsreisen jederzeit erreichbar waren. Mittlerweile verteilen immer mehr Unternehmen die geschäftlichen Smartphones aber sogar an all ihre Mitarbeiter. Der Grund hierfür liegt in der zunehmenden Zahl an flexiblen Arbeitszeitmodellen sowie den großen Vorteilen der ständigen Erreichbarkeit. Doch bedeutet das Geschäftshandy wirklich, dass du immer erreichbar sein musst?

Muss das Firmenhandy immer erreichbar sein?

Natürlich nicht! Wenn du von deinem Arbeitgeber ein Diensthandy erhalten hast, musst du dich nicht zur ständigen Erreichbarkeit verpflichtet fühlen. Gesetzlich sieht es so aus, dass du an freien Tagen auch über das Handy nicht erreichbar sein musst, es sei denn du befindest dich in Rufbereitschaft. Diese wird dann aber auch entsprechend vergütet.

Dennoch ist es durchaus möglich, dass du mit deinem Arbeitgeber im Arbeitsvertrag eine abweichende Regelung bezüglich der Erreichbarkeit auf deinem Geschäftshandy vereinbarst. Einmal unterschrieben, ist der Vertrag dann natürlich auch in dieser Form gültig. Die dafür vorgesehene Vergütung sollte dann bereits im Gehalt einberechnet sein. Daher verdienen in der Theorie Mitarbeiter ohne feste Arbeitszeiten beziehungsweise mit einer ständigen Erreichbarkeit über ein Firmenhandy mehr als ihre Kollegen ohne eine solche Regelung. In der Praxis ist das aber natürlich nur schwer nachzuvollziehen. Zudem gehört in vielen Unternehmen ab einer gewissen Position in der Hierarchie die ständige Erreichbarkeit zum guten Ton. Gesetzlich ist das Abschalten des Firmenhandys ohne einen abweichenden Arbeitsvertrag also kein Problem. Dennoch solltest du dich vorab über die Gepflogenheiten in deinem Unternehmen informieren.

Wir empfehlen: Bist du nicht zur ständigen Erreichbarkeit verpflichtet, schalte das Handy an Sonn- und Feiertagen, in der Nacht sowie im Urlaub beruhigt auch einmal aus. Dass und weshalb ständige Erreichbarkeit sonst nämlich krank machen kann, erfährst du in unserem Artikel „Burnout: Wie krank macht ständige Erreichbarkeit?“.

Darfst du auch „Nein“ sagen zum Firmenhandy?

Ständige Erreichbarkeit – das klingt nun wirklich nicht verlockend. Darfst du das Firmenhandy vielleicht auch einfach ablehnen? Leider nicht! Wenn der Arbeitgeber das Geschäftshandy als notwendig ansieht, musst du dieses auch verwenden und gemäß der vertraglichen Bedingungen, mindestens aber während der Arbeitszeit, einschalten. Genauso darf dein Arbeitgeber das Geschäftshandy natürlich auch jederzeit wieder zurückverlangen. Es geht schließlich nicht in dein Eigentum über, sondern ist ein vom Unternehmen zur Verfügung gestelltes Geschäftsmittel. Sie dürfen das Firmenhandy also nicht dauerhaft oder sogar nach Verlassen des Unternehmens behalten.

Darf dein Chef das Firmenhandy überwachen?

Viele Arbeitnehmer stellen sich die Frage, ob ihr Vorgesetzter das Diensthandy denn überwachen darf. Auch hier lautet die Antwort: prinzipiell nicht. Dein Chef hat kein Recht auf

• das Abhören oder Mitschneiden von Telefongesprächen ohne explizite Einwilligung
• die Überwachung von SMS oder E-Mails, wenn die private Nutzung des Diensthandys erlaubt wurde
• die Ortung beziehungsweise den Abruf der Bewegungsdaten des Mitarbeiters ohne explizite Einwilligung

Doch wie von jeder Regel, gibt es natürlich auch hier Ausnahmen. Der Arbeitgeber darf

• bei rein dienstlich genutzten Handys die SMS und E-Mails stichprobenartig kontrollieren
• die gespeicherten (Media-) Dateien auf dem Diensthandy einsehen, zum Beispiel Fotos, Videos, Tonaufnahmen, Text- und Musikdateien o.ä.
• Bewegungsdaten für den Zweck einer getrennten Abrechnung nach dem „Twin-Bill“-Prinzip erheben

Eine ständige oder heimliche Überwachung der Firmenhandys durch den Arbeitgeber ist prinzipiell also nicht gestattet. Dennoch hat er je nach Vertragsmodell das Recht, wichtige Daten einzusehen oder die private Nutzung des Handys, wenn diese verboten wurde, stichprobenartig zu überprüfen.

Tipp: Selbst wenn die private Nutzung erlaubt ist, kann dein Arbeitgeber in Sonderfällen deine Daten einsehen. Gehe deshalb auf Nummer sicher und nutze ein Geschäftshandy rein beruflich.

Darfst du das Geschäftshandy auch privat nutzen?

Wie bereits erwähnt, ist es jeweils individuell unterschiedlich, ob und in welchem Ausmaß du ein Geschäftshandy auch privat nutzen darfst. Die für dich gültigen Bestimmungen hierzu findest du in deinem Arbeitsvertrag. Grundsätzlich kommen dabei vier verschiedene Modelle infrage:

1. Wenn die private Nutzung nicht ausdrücklich erlaubt wurde, handelt es sich um ein reines Diensthandy, dessen Verwendung für private Zwecke nicht erlaubt ist.
2. Das Firmenhandy darf auch privat genutzt werden, allerdings nur innerhalb strikt definierter Grenzen.
3. Die private Nutzung des Geschäftshandys ist zwar erlaubt, geht aber auf Kosten des Arbeitnehmers. Hierfür wird häufig das „Twin-Bill“-Modell verwendet.
   
4. Dank einer Flatrate ist die private Nutzung des Firmenhandys unbeschränkt erlaubt.

Info: Twin-Bill bedeutet, dass das Geschäftshandy über zwei Rufnummern erreichbar ist, wovon jeweils eine beruflich und eine privat genutzt werden darf. Der Mitarbeiter kann dann zwischen privatem und beruflichem Modus wechseln. Daraus ergeben sich schlussendlich zwei Rechnungen, die dann jeweils vom Unternehmen beziehungsweise dem Arbeitnehmer beglichen werden.

Doch selbst in letzterem Fall verfügen die Diensthandys dann häufig über Einschränkungen, die vor allem der Datensicherheit dienen sollen. So lassen sich zum Beispiel oft keine weiteren als die bereits auf dem Handy vorhandenen Apps installieren. Zudem gelten für Auslandseinsätze aufgrund der hohen Roaming-Gebühren meist gesonderte Regelungen.

Muss das Diensthandy dann als geldwerter Vorteil versteuert werden?

Hier kommt die gute Nachricht: Ein Firmenhandy musst du nicht versteuern. Es gilt selbst dann nicht als geldwerter Vorteil, wenn dessen Privatnutzung in begrenztem oder unbegrenztem Maß erlaubt wurde. Selbst wenn der Arbeitgeber also die privaten Nutzungskosten für dein Geschäftshandy trägt und dadurch indirekt dein Gehalt erhöht, muss dieses nicht als geldwerter Vorteil in der Steuererklärung angegeben werden. Klingt gut, oder?

2 Gründe, die gegen Whatsapp auf dem Firmenhandy sprechen

Wenn die Privatnutzung auf dem Diensthandy erlaubt und sogar vom Arbeitgeber bezahlt wird, ist es für viele Arbeitnehmer verlockend, ihr privates Smartphone kurzerhand abzuschaffen, sich so ein wenig Geld zu sparen und stattdessen Whatsapp auf dem Geschäftshandy zu installieren. Dies ist aber nicht empfehlenswert, je nach Unternehmen sogar verboten. Wieso? Aus folgenden zwei Gründen:

1. Privatnutzung ja, aber nicht während der Arbeitszeit: Wenn die Privatnutzung des Diensthandys erlaubt wurde, bedeutet das noch lange nicht, dass du dieses während der Arbeitszeit privat verwenden darfst. Wer nun also statt zu arbeiten munter drauf los chattet, riskiert eine Abmahnung. Selbiges gilt natürlich für ausgedehnte Telefonate, das Surfen auf Facebook usw. Doch selbst wenn dies noch vom Arbeitgeber geduldet wird und er ein Auge zudrückt oder du Whatsapp nur außerhalb deiner Arbeitszeiten nutzt, spricht ein weiterer wichtiger Grund gegen die Nutzung der App auf deinem Diensthandy.
2. Sicherheitsrisiken durch Whatsapp & Co: Es hat durchaus einen Grund, dass viele Unternehmen die Installation von Apps auf dem Geschäftshandy verbieten oder auf technischer Basis verhindern. Viele der Applikationen bergen nämlich große Sicherheitsrisiken. Whatsapp steht deshalb regelmäßig in der öffentlichen Kritik. Auf deinem Diensthandy befinden sich nicht selten sensible Daten und E-Mails. Du solltest daher niemals ohne explizite Genehmigung Apps, wie Whatsapp, auf deinem Geschäftshandy installieren.

Mit dem privaten Handy ins Firmennetzwerk?

Da die rein berufliche Nutzung des Diensthandys unabhängig von den vertraglichen Regelungen die empfehlenswerteste Variante ist, bringen die meisten Arbeitnehmer dann ins Büro natürlich auch noch ihr privates Smartphone mit.

Doch du kennst das Problem: Das Highspeed-Datenvolumen reicht in der Regel nur selten bis zum Ende des Monats aus oder der Empfang ist gerade an deinem Schreibtisch unglaublich schlecht. Kannst du dich nicht stattdessen ins Firmennetzwerk einloggen? Nein, hierfür brauchst du eine explizite Genehmigung, die du in der Regel nur beim BYOD-Modell (Bring Your Own Device) erhältst. Doch selbst dann gehen mit dem Privathandy große Sicherheitsrisiken einher. Dies mag mit ein Grund dafür sein, dass sich immer mehr Unternehmen für die flächendeckende Herausgabe von Geschäftshandys entscheiden. Allerdings birgt auch das ein immenses Risiko, und zwar im Fall des Verlustes.

Wer haftet für den Verlust oder Diebstahl des Geschäftshandys?

Wenn dein Smartphone defekt ist und du dieses an das Unternehmen zurückgeben kannst, entstehen daraus in der Regel keine weiteren Probleme. Du musst dann in der Regel nur für den Schaden haften, wenn du diesen selbst beziehungsweise grob fahrlässig verursacht hast. Noch schlimmer ist es aber, wenn das Geschäftshandy nicht mehr auffindbar ist, du dieses also entweder verloren hast oder wenn es dir gestohlen wurde. In diesem Fall können nämlich sensible Daten in falsche Hände geraten und einen immensen Schaden für das Unternehmen verursachen. Als Mitarbeiter musst du dann nicht nur für das Firmenhandy haften, sondern auch für die daraus entstandenen Konsequenzen. Ob und in welchem Ausmaß du für den Verlust des Geschäftshandys und den dadurch entstandenen Schafen haften musst, hängt in der Regel davon ab, ob du grob fahrlässig gehandelt hast. Im Nachhinein ist das allerdings meist sehr schwierig festzustellen.

Wir empfehlen dir daher auf jeden Fall bei Erhalt eines Firmenhandys deine Haftpflichtversicherung entsprechend zu prüfen und eventuell eine Zusatzklausel in den Vertrag aufzunehmen, damit du im Fall des Verlustes oder Diebstahls nicht auf einer hohen Geldstrafe sitzen bleibst. Du siehst: Im Umgang mit dem Firmenhandy ist auf vielen Ebenen höchste Vorsicht geboten.

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